企业合同体系与内控反舞弊!内控体系工作报告编制的目的?

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经过了此前四次课程的分享,大家已经了解到:优秀创始人的“法力”修炼、创业公司的股权分配、投融资条款怎么谈、以及股权激励怎么做。今天的分享内容会很实务,分成二个部分——企业合同体系建设、内控反舞弊。企业合同体系建设订立企业合同的常见目的包括:1.固定交易。通过书面形式将谈判内容确定,履行有依据,事后可追

企业合同体系与内控反舞弊!内控体系工作报告编制的目的?

经过了此前四次课程的分享,大家已经了解到:优秀创始人的“法力”修炼、创业公司的股权分配、投融资条款怎么谈、以及股权激励怎么做。今天的分享内容会很实务,分成二个部分——企业合同体系建设、内控反舞弊

企业合同体系建设

订立企业合同的常见目的包括:

1. 固定交易。通过书面形式将谈判内容确定,履行有依据,事后可追溯;

2. 财务要求。是付款的依据、开票的依据;

3. 相对方的要求。也就是应客户或者供应商的要求订立;

4. 自发风险管理。即企业自身合规风控管理要求。

常见的企业合同类型包括:劳动人事类、采购类、销售类、合作类(股权、项目合作)、知识产权类、借贷类。很多企业创始人只看重劳动人事类的合同,因为要招人;以及销售类的合同,因为要开展业务,但事实上,这几种类型的合同都很常见、也很重要。

合同管理体系构建的第一步是明确合同审批流程,其核心在于:需求方和审批方分离。因为需求方和审批方的诉求是不同的,以销售为例,其作为合同的需求方,主要关注签单成功;而法务作为审批方,其职责是风险管理。创业公司里,常常是业务人员提交合同、创始人进行审批,但因为创始人欠缺法律专业知识或者忙于其他事务,后续发生纠纷时,创始人往往会发现,实际签订的合同和当初进行的口头定约并不一致。所以,我们建议合同审批的流程可以设计如下:

企业不仅要有合同签订环节的管理,还应有合同履行环节的管理,我们要讲的合同管理体系构建的第二步就是合同履约管理。我给大家的建议是,一定要制作履约流程表,要将关键节点体现在这张表单上,包括付款、交货、验收等环节,这张表单如果能够和企业的OA系统联系起来就更好了。不仅如此,还要做履约范围的监督,确保实际交易与合同签署内容的一致性。此外,企业还要有履约纠正的意识,如果履约过程中产生实质性变化,那么就要采取必要的行动,比如发函、变更合同、签订补充协议、甚至是解除协议。

合同管理体系构建的第三步是建档保存。其中包含二个要点,其一是合同正本的回收,比如通过传真、邮寄等方式签署的合同,要注意合同正本的回收,避免影响证据证明力;其二是有专人专员保管合同,纸质和电子版合同的分类、分级、编号应建档保存,保证合同可查询、可追溯。很多企业的合同是一式三份的,对方一份,自己的业务人员一份,法务团队或者管理团队再保留一份。在己方仅保留了一份合同的情况下,建议管理团队保存合同,因为业务人员存在一定的流动性,可能导致合同后续找不到。

最后一个步骤是建立配套的管理制度和配套文本,比如:劳动人事类的合同要配套员工手册、offer、解除通知等;股权投资类的合同需要对应公司章程、议事规则等。

除了建立合同管理体系外,企业还需要进行合同内容管理,需要做的工作包括:

1. 建立企业自己的合同库。针对常见业务场景,制定合同模板,形成文本库,聘请专业人员进行合同审查。创业公司在初创期可以聘请律师担任法律顾问,既节省成本,又能确保专业度;发展到一定阶段可以聘请专职法务人员,辅以外部法律顾问,内部的法务人员处理企业日常法律问题,外部的律师顾问应对疑难复杂的事务,形成分工与良性互动。

2. 合同的重点风险把握。这个部分的专业度比较高,我们提炼部分重点信息供创始人参考:

企业合同体系与内控反舞弊!内控体系工作报告编制的目的?

在此我们小结一下,对于企业的合同体系建设,大家要关注组织建设、流程建设和文本建设

内控反舞弊

企业的业务都汇聚于合同管理体系,即使构建完美,在内外勾结的情况下仍有可能出现漏洞。我们来举一个例子:

甲作为A公司工作人员,担任某项目的负责人,利用职务上的便利,在A公司与B公司合作过程中,为B公司获取A公司订单,价格高于市场行情10万元,并且非法收受B公司给予的回扣,共计人民币55万元。

A公司在发现前述商业贿赂之后,停止向B公司支付货款,但B公司因此起诉A公司要求付款。A公司也提起反诉,要求承担违约责任。并对甲提起刑事控告,非国受贿。

这个案件的结果是,在刑事的部分,甲构成刑事犯罪;但在民事的部分,法院支持了B公司要求A公司付款的诉讼请求。

由此可见,企业在内控过程中有着诸多困境,给我们带来的启示包括:

1. 刑事途径权利救济的挽回金额远远低于实际损失

根据上海星瀚律师事务所出品的《2021年度中国企业员工舞弊犯罪司法裁判大数据报告》,退赔金额占总金额的比例仅为46%:

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2. 私力救济的专业度不足

3. 刑民结合,综合性救济途径

4. 事前预防+事后救济

基于上述启示,我们为企业的内控与反舞弊工作提供如下建议:

1. 文本设计——舞弊的行为模式+对应可执行的违约责任

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2. 合同体系及管理体系的结合

(1)内部——内控体系及内部制度:道德承诺(“廉洁承诺”)、保密协议、监管体系(举报渠道)、供应商入库制度、关联交易管理制度、关联交易披露制度、举报机制、学习培训……

(2)外部——供应商管理:供应商反舞弊条款、供应商廉洁承诺、供应商的披露与配合调查义务……

3. 采用外部辅助措施,例如建立调查机制:

企业合同体系与内控反舞弊!内控体系工作报告编制的目的?

小结今天的培训内容,我要提示创业者:1.重视内部合同文本体系建设,以及合同管理体系的建立和完善;2.重视反舞弊条款的约定,对内部制度进行补漏;3.及时寻求专业帮助,采取综合救济措施,刑民结合,调查为辅。希望今天的分享能对大家的内部治理有所帮助。

本文为星瀚原创,如需转载请先联系。

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